Юридические лица и индивидуальные предприниматели, согласно действующему украинскому законодательству, обязаны использовать для наличного расчета с потребителями зарегистрированное в установленном порядке электронное контрольно-кассовое оборудование. Контрольно-кассовые аппараты должны быть сертифицированы и разрешены к использованию в данной стране.
При осуществлении торговой сделки, покупателю одновременно с купленным товаром выдается кассовый чек, являющийся платежным документом, подтверждающим факт проведенного расчета за оказанные услуги или проданный товар. По общеустановленным требованиям кассовый чек является действительным только при оформлении его на контрольно-кассовой технике.
Кроме того, организации и индивидуальные предприниматели обязаны представлять в налоговые органы отчетность о ведении контрольно-кассовых операций. Стоит отметить тот факт, что за осуществление расчетных операций на неисправных или незарегистрированных в установленном порядке кассовых аппаратах недопустимо.
Различные расчетные точки обязательно должны быть оборудованы кассовыми аппаратами. Сегодня кассовый аппарат, например у SystemGroup.com.ua, не является труднодоступным оборудованием. Эта техника заняла одно из центральных мест автоматизированного учета денежных операций. Благодаря такой технике значительно повышается уровень качества и скорости обслуживания потребителей.
Существуют пассивные контрольно-кассовые машины, которые являются наиболее распространенными, простым и недорогим устройством. Автономные кассы довольно просты в использовании и очень неприхотливые. Из расходных материалов к этим моделям используются только чековые ленты. Все кассовое оборудование оснащено специальным электронным устройством ЭКЛЗ, необходимым для дополнительного мониторинга фискальных операций. При осуществлении расчета сведения дублируются в ЗКЛЗ в виде специальных кодов.
Еще одним распространенным кассовым устройством являются фискальные регистры. В этот аппарат входит фискальная плата, механизм для распечатки чеков и ЗКЛЗ. Так как программное обеспечение, используемое в данных аппаратах, не подлежит обязательной сертификации, то можно применять любые программы.
Выбирая контрольно-кассовую технику важно учесть некоторые критерии:
- Функциональность и надежность аппарата;
- Желательно, чтобы аппарат имел сканирующее устройство, считывающее торговый штрих-код;
- Модель должна быть разрешена к использованию на территории Украины;
- Необходимо определиться какой центр технического обслуживания будет осуществлять обслуживание кассового аппарата, и на каких условиях.