Борис Батуринец: что нужно знать об ЭДО в Украине

• ЭДО – это тренд и вызов для бизнеса в Украине. Это то, что поможет не терять прибыль от новых клиентов, и не расширять штат без особой необходимости. Многим знакомо, когда бухгалтерия останавливается, если отсутствует бухгалтер или директор ушел в отпуск. ЭДО решает такие простые вопросы и не допускает их в будущем.

  Мы живем в период цифровой трансформации, бизнес ищет возможности, как улучшить сервис и работать продуктивнее, быстрее и лучше. ЭДО – это то, без чего ничего существенно к лучшему измениться не сможет. 

  
  

  Что такое КЭП/ЭЦП?

  Чтобы подробнее рассмотреть механизмы работы ЭДО, необходимо рассказать об его главной составляющей – КЭП (ЭЦП). Квалифицированная электронная подпись используется для подписания электронных документов.

  

   

  1. КЭП выдается сертифицированным центром. Формируется в налоговой, в ПриватБанке или в других центрах, которые выдают ЭЦП. 

  2. КЭП нужна: 1) подписать документ; 2) проверить документ на внесение изменений.

  3. КЭП хранится на защищенном электронном носителе, по типу флешки, в файле с расширением, например, .dat. На носителе только одна цифровая подпись. 

  4. Сегодня набирает оборот хранение КЭП на сим-карте. За этим форматом будущее, он удобнее на практике. 

  5. Ключ нельзя передавать. Это запрещено законом. 

  

  
  

  Какие документы можно подписать КЭП?

  
  

  Документы между компаниями	договоры счета акты выполненных работ акты сверок списки сгруппированных почтовых отправлений приходные/расходные накладные заявки на поставку товаров
  Внутренние документы	акты ввода в эксплуатацию  акты перемещения и списания приказы отчеты протоколы  должностные инструкции
  Многосторонние документы	e-TTH трехсторонние договора акты выполненных работ акты взаимозачета

  Все, что мы создаем в бизнесе, уже можно подписывать с помощью КЭП. Есть только некоторые ограничения в рамках трудовых отношений. Наше трудовое законодательство, по сути, было сформировано в начале 90-х, скопировано еще с более раннего периода, и оно не предусматривает понятие "электронный документ". В нормативных актах указано, что документ должен быть в “бумажном варианте”, распечатан. Так, проверяющие органы запрашивают приказы об увольнении и на прием сотрудника на работу в регламентированной форме, не принимая электронный документ. Это устарело, в этом слабое место. Надеемся, вскоре механизм изменится. 

  
  

  Сервисы для обмена документами

  Долговое время бухгалтера могли только использовать ЭЦП для обмена отчетностями. Это серьезно ограничивало развитие ЭДО. Потом Министерство юстиции внедрило способ прямо на их сайте подписывать договора, документы. Но это было неудобно. Сейчас все больше появляется сервисов, которые обеспечивают обмен документов и подписание с помощью КЭП.

  
  

  Как выбрать для себя наиболее выгодный вариант? 

  Все просто: нужно исходить из поставленных задач. К примеру, мы обслуживаем много клиентов. Выбирать сервис для каждого из них отдельно было бы нерентабельно. Потому мы для себя выбрали один сервис, функционал которого охватывает все потребности и позволяет обслуживать одновременно большинство клиентов. Немаловажно, что оплата происходит не за лицензию программного обеспечения, а за поштучное подписание документов. 

  Но, как правило, нельзя ограничиться одним сервисом. Вы не можете подписать документ в одном сервисе, а контрагент – в другом. Обмена документами между сервисами пока нет. Соответственно, вы или сами подключаетесь к сервису клиента или приглашаете клиента в свой. Так можно решить данный вопрос.

  
  

  Что говорит законодательство об ЭДО?

  Это полностью законный вариант формирования и подписания договоров и составления отчетности. Сейчас актуальным есть вопрос налоговых проверок. Многих волнует, как хранить документы для налоговой: в электронном или бумажном варианте? Законодательно утверждено, что оба формата доступны и легальны. И только компания выбирает, как удобнее. Уже появляются налоговые проверки с ЭДО, пока все успешно. 

  
  

  Преимущества и выгоды ЭДО

  • Высокая скорость обмена документами с контрагентами.

  • Внесение изменений в электронном виде, не нужно переподписаний, дополнительных соглашений.

  • Личный облачный архив, экономия пространства.

  • Интеграция с сервисами, CRM-системой.

  • Возможность работы с документами разными сотрудниками, разделяя полномочия, правильно выстраивая рабочий процесс (один имеет право только загрузить, другой – только подписать).

  • Экономия человеческих ресурсов (сотрудник занимается более важными, не рутинными делами), экономия денежных средств (почтовые услуги), временных ресурсов. 

  • Доступ к документам 24/7, их быстрый поиск, контроль статусов подписания.

  Бизнес-процессы компании могут работать эффективнее 

  Успешные передовые компании уже перешли на ЭДО. Процесс занимает определенное время (обычно, 3-6 месяцев) и требует некоторых вложений. Но результаты, которых достигает наша компания, доказывают, что все это нужно, важно и стоит потраченных сил, вложений и времени.

  
  

  Как запустить ЭДО

  1. Сгруппировать команду.

  2. Определить цель. 

  3. Провести технический аудит.

  4. Описать задачи, которые нужно решать.

  5. Разработать инструкцию для работы.

  6. Настроить программное обеспечение и сделать интеграцию.

  7. Обучить сотрудников на практике.

  8. Согласовать с контрагентами.

  Главное, правильное целеполагание и командность. Согласитесь, вовлечь команду иногда самое непростое. Но без этого не получится правильно определить цели, а потом проанализировать бизнес-процессы, и, собственно, перейти на электронный документооборот корректно.

  Иногда возникают проблемы, когда мы приходим на стадию работы с контрагентами. У нас есть сервис для ЭДО, есть полученная КЭП, обучены сотрудники для работы. Но с кем обмениваться электронными документами, если ваш контрагент не согласен? Советуем разделять их на группы. К примеру, с НДС компания или без НДС; малый, средний или большой бизнес; лояльный или консервативный клиент. Это поможет определить тактику сотрудничества и упростит согласование перехода на ЭДО. 

  По сегодняшним прогнозам, уже через 2 года большинство компаний перейдут на электронную бухгалтерию и документооборот. Для этого готово программное обеспечение, готова законодательная база, готовы сами люди. Ограничений никаких нет. Приступайте к ЭДО уже сегодня, прямо сейчас. 

  
  

  ---

  Борис Батуринец – CEO «Бюро Бумажкин», компании аутсорсингового бухгалтерского сопровождения бизнеса. www.bumazhkin.com

  
  
  ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ:
  

  • Чому важливо пити какао дітям і дорослим?
    
  • Зверніть увагу на ці продукти, коли болить голова
    
  • Літо 2024 року буде таким же спекотним, як і попереднє, а потім буде "переворот", – кліматологи
    
  • В Індонезії блискавка вбила футболіста під час матчу (відео)
    
  • 17 лютого очікуються найбільші морози